Efektyvus laiko, užduočių ir kalendoriaus valdymas naudojant Microsoft Outlook

Kurso aprašymas

Microsoft Outlook pateikia integruotą sprendimą, kaip planuoti laiką, tvarkyti informaciją, užmegzti išorinį ryšį ir visada kontroliuoti Jus pasiekiančią informaciją. Šios programos pagalba galite sparčiai ieškoti informacijos el. laiškų aplankuose, organizuoti darbą ir efektyviau keistis informacija su kitais – ir visa tai vienoje vietoje.

Daugelis iš mūsų naudojasi Microsoft Outlook programa, tačiau neišnaudoja arba nežino visų šios programos teikiamų privalumų. Norintiems užtikrinti savo veiklos efektyvumą ir pakelti savo darbo našumą siūlome apsilankyti Microsoft Outlook kurse „Efektyvus laiko, užduočių ir kalendoriaus valdymas naudojant Microsoft Outlook“. Po šių kursų dalyviai žinos kaip išnaudoti visas Microsoft Outlook turimas galimybes, kurios leidžia efektyviai planuoti darbus, valdyti korespondenciją, užduotis ir kitą informaciją.

Tikslas: parodyti dalyviams, kaip efektyviai naudotis Microsoft Outlook programa.

Kursas skirtas visiems dirbantiems su Microsoft Outlook programa ir norintiems taupyti savo laiką.

Kurso trukmė: 4 val.

Kurso turinys

Navigation Pane

  • 4-D modelio (Do, Delete, Delegate, Defer) naudojimas priimant sprendimus, kaip elgtis su el. laiškais, gautomis užduotimis ar informacija.
  • Gautų laiškų peržiūros eiliškumas. Dažniausiai daromos klaidos.
  • Laiko žymų (Today, Tommorow, This Week ….) el. laiškams priskyrimas. Dažniausiai daroma klaida.
  • Kas yra ir kam skirtos kategorijos. Geriausios praktikos taisyklės nustatant kokias ir kiek kategorijų sukurti funkcinėms ir projektinėms užduotims planuoti ir kontroliuoti.
  • Pašto dėžutės pakatalogiai, jų paskirtis, skirtumai nuo kategorijų. Optimalus pakatalogių kiekis. Vaizdo, rodančio aktyvių užduočių kiekį kataloge, nustatymas.
  • Quick steps mygtukų panaudojimas dirbant su pakatalogiais, kategorijomis ir laiko žymomis.
  • Search pakatalogiai. Paskirtis. Geriausios praktikos pavyzdžiai.

To-Do Bar

  • Automatinis el. laiško pavertimas el. laiško užduotimi. Kur rasti el. laiško užduotis, greitoji el. laiško peržiūra?
  • El. laiško temos sąsaja su „Automatinės užduoties“ pavadinimu. Kaip pakeisti Užduoties pavadinimą į prasmingą ir informatyvią informaciją, geros praktikos pavyzdžiai.
  • El. laiško užduočių peržiūra įvairiais pjūviais: pagal pradžios datą, pagal užduoties pabaigos datą, pagal skirtingas kategorijas ir t.t.
  • Kaip bendrame sąraše turėti el. pašto užduotis ir rankiniu būdu įvestas užduotis?
  • Greitoji užduočių peržiūra kalendoriuje. Rodomų įrašų skaičiaus nustatymas.

El. pašto užduočių ir užduočių tvarkaraščio sudarymas darbo kalendoriuje.

  • Trukmių užduotims suteikimas užduotis perkeliant į kalendorių.
  • „Tikras“ ir „menamas“ laikas užduotims atlikti? Pasikartojančių darbų įvedimas kalendoriuje.
  • Skirtingų kalendorių naudojimas funkcinėms ir projektinėms užduotims.
  • Susitikimų organizavimas pasitelkiant Outlook, susitikimų įvykiai Outlook kalendoriuose.
  • Prioritetų tarp užduočių nustatymas. Geriausios praktikos pavyzdžiai: 80%-20% taisyklė, „Know who is your Boss“, “Eat the Frog First“, „Do Icebergs“, “Know your h costs”.
  • Užduotims įvykdyti skirto laiko optimizavimas (taupymas) grupuojant panašias užduotis į „laiko blokus“.
  • Kaip elgtis su el. pašto užduotimis kurios „nepateko“ į darbų kalendorių.

Kaip sutaupyti laiko komunikuojant užduotis el. pašto žinutėmis:

  • To, Cc ir Bcc laukai. Paskirtis.
  • El. laišku komunikuojamos užduoties temos laukas, paskirtis. Būdai taupyti savo ir kolegų laika.
  • El. laišku komunikuojamos užduoties žinutės turinys:
    • Kova su prisegtais failas įmonės viduje, nuorodų panaudojimas;
    • Quick Parts funkcijos panaudojimas šabloniniams tekstams;
    • Auto Text panaudojimas sunkiai  įsimintinai bet dažnai naudojamai informacijai (pvz. įminės rekvizitams sąskaitai);
    • Vaizdinės informacijos (Screen Shots) panaudojimas žinutės tekste;
    • Automatinių parašų naudojimas „Response Time“ komunikuoti.
  • Išsiųstų užduočių el. laiškais grįžtamojo ryšio sistema.
  • Klavišų kombinacijos taupančios jūsų laiką.